Mail powitalny

13 min
Zaktualizowano:

Napisanie skutecznego emaila powitalnego do nowego subskrybenta to kluczowy krok w nawiązywaniu relacji z odbiorcą. Zapisując się na listę mailingową, użytkownicy oczekują obsługi klienta na wysokim poziomie oraz informacji o promocjach i specjalnych ofertach. Dotyczy to zarówno dostępu do komunikatów o rabatach, informacji o marce, czy też szczegółów na temat polityki zwrotu towaru. Tę – i jak się zaraz przekonasz – wiele innych funkcji pełni właśnie wiadomość powitalna.

Jak stworzyć wiadomość powitalną i dlaczego warto ich używać?

Emaile powitalne to nic innego jak automatyczne wiadomości przesyłane subskrybentom, którzy dołączyli do listy mailingowej. Podobnie do innych wiadomości transakcyjnych, podczas ich tworzenia możesz ustawić regułę, która sprecyzuje kiedy dany email zostanie wysłany.

Logika przemawiająca za korzystaniem z tych wiadomości jest wbrew pozorom bardzo prosta. Użytkownik, dokonując zapisu do newslettera pokazuje, że jest zainteresowany ofertą i informacjami na temat wybranej firmy. Zainteresowanie to dotyczy nie kolejnego dnia czy tygodnia, ale tego konkretnego momentu, w którym potencjalny klient poświęcił czas, aby wejść na Twoją stronę internetową i uzupełnić formularz zapisu.

To właśnie w momencie zapisu jego ciekawość jest największa. Z tego powodu, realizując kampanie email marketingowe z wykorzystaniem wiadomości powitalnych nierzadko obserwuje się wskaźnik otwarć (ang. Open Rate) na poziomie wyższym niż 50%.

Dlaczego zatem miałbyś nie wykorzystać tej chwili, aby przekazać użytkownikowi coś wartościowego, rozpocząć rozmowę, a może nawet coś sprzedać?

Zacznij od ustalenia celu

Nim przejdziesz do tworzenia wiadomości, która powita klientów Twojego e-sklepu, zastanów się przede wszystkim co chcesz w danym momencie osiągnąć. Gdy masz do dyspozycji zaledwie kilka sekund uwagi swojego odbiorcy, jakiej akcji od niego oczekujesz? Czy chcesz, aby przeszedł do Twojego sklepu internetowego i dokonał pierwszego zakupu? A może uzupełnił dane kontaktowe, wypełnił ankietę lub polubił Twój fanpage?

Dowiedz się, jak prawidłowo budować bazę kontaktów.

Ustal cel Twojej wiadomości powitalnej, a następnie przejdź do jej tworzenia. Ułatwi Ci to pracę zarówno podczas fazy planowania jak i analizowania całej kampanii.

Wiadomość powitalna – tajna broń email marketingu

Wiadomość powitalna to być może najlepsza wiadomość email, jaką kiedykolwiek wyślesz. Jest to inwestycja, która zwraca się niemal natychmiastowo.

Emaile te osiągają współczynnik otwarć na poziomie 69,61% oraz CTR w wysokości 9,24%. Trudno znaleźć inną kampanię, która osiąga podobne wyniki.

Jednocześnie, stworzenie automatyzacji powitalnej jest niesamowicie proste. Raz stworzony scenariusz działa niezależnie od tego, gdzie i kiedy klient dołączy do naszej listy.
Oszczędność czasu, wysoki poziom zaangażowania to tylko dwie cechy, które sprawiają, że kampanie powitalne są tak ważne.

Jest jeszcze trzeci element, którego nie można pominąć. Jest nim dostarczalność. Filtry antyspamowe w dużej mierze weryfikują zaangażowanie użytkowników. Im wyższe zaangażowanie obserwuje dany email marketer, tym lepszą będzie miał dostarczalność. Im niższe, tym częściej jego maile trafią do spamu lub zostaną w ogóle odrzucone.

Zatem jeśli jeszcze nie korzystasz z kampanii powitalnej, wprowadź ją jak najszybciej. Pomoże Ci ona potwierdzić, że subskrypcja poszła pomyślnie oraz przekazać najważniejsze informacje na temat Twojej marki. A przy umiejętnie skonstruowanej wiadomości, email powitalny może również pomóc podnieść sprzedaż.

Korzyści z wysyłania maili powitalnych

Wysyłanie emaili powitalnych jest kluczowym elementem strategii email marketingowej każdej firmy. Dobrze przemyślany i skonstruowany email powitalny może przynieść wiele korzyści w zakresie budowania relacji, zaangażowania oraz konwersji.

Poznajmy kilka z nich:

1. Budowanie relacji: Pierwsze wrażenie jest niesamowicie ważne. Email powitalny pomaga nawiązać pozytywny kontakt z nowym subskrybentem.

2. Potwierdzenie subskrypcji: Bardzo często jednym z elementów powitania nowego subskrybenta jest prośba o potwierdzenie subskrybcji, co pozwala na budowanie wysokiej jakości bazy kontaktów. Pomoże Ci w tym double opt-in!

Double opt-in – na czym polega subskrypcja z potwierdzeniem i jak ją stosować?

3. Zwiększenie zaangażowania: Email powitalny często osiąga wyższe wskaźniki otwarć i kliknięć w porównaniu z innymi rodzajami wiadomości, co może prowadzić do lepszego zaangażowania w Twoją markę lub treści.

Spójrzmy tylko na statystyki dotyczące wiadomości powitalnych*:

  • Współczynnik otwarć (OR) 69,61%
  • Współczynnik kliknięć (CTR) 9,24%
  • Stosunek otwarć do kliknięć (CTOR) 13,28%

*Badanie przeprowadzone przez ekspertów GetResponse

4. Edukacja o marce: To świetna okazja, aby przedstawić subskrybentowi Twoją firmę, misję i wartości oraz to, czego może się spodziewać po Twoich wiadomościach.

5. Zwiększenie sprzedaży: Jeśli oferujesz jakiś bonus za zapisanie się (np. zniżkę na pierwsze zakupy), email powitalny może zachęcić do szybkiej konwersji.

6. Zachęta do interakcji: Możesz poprosić nowych subskrybentów o śledzenie Twoich profili w mediach społecznościowych, wypełnienie ankiety czy udostępnienie Twojego newslettera.

7. Segmentacja listy: Możesz wykorzystać email powitalny do zebrania dodatkowych informacji o subskrybencie, co pozwoli Ci lepiej dostosować przyszłe komunikaty do jego potrzeb.

Email marketing - segmentacja

Jak wycisnąć więcej z email marketingu?

Czy wiesz, że marketerzy stosujący segmentację odnotowują wzrost przychodów aż o 760%? Sprawdź, dlaczego warto stosować segmentację oraz na których segmentach warto skupić uwagę w codziennej pracy.

POBIERZ PORADNIK

8. Ochrona przed spamem: Poprzez proszenie subskrybentów o dodanie Twojego adresu email do listy kontaktów możesz zapobiec sytuacjom, w których Twoje maile lądują w folderze ze spamem.

9. Zapewnienie wartości: Przedstawienie korzyści z bycia na liście od samego początku może zachęcić subskrybentów do czytania przyszłych wiadomości.

10. Ustawienie oczekiwań: Dzięki emailowi powitalnemu subskrybent wie, jak często będzie otrzymywać Twoje wiadomości i jakie treści będą one zawierać.

11. Zmniejszenie liczby wypisów: Gdy subskrybenci wiedzą, czego się spodziewać i czują, że dostają wartość od samego początku, jest mniejsza szansa, że zrezygnują z subskrypcji.

Co powinna zawierać wiadomość powitalna?

Pozostaje zatem zastanowić się nad tym, co warto umieścić w pierwszym emailu, który otrzymają od Ciebie nowo zapisani subskrybenci. Aby Cię zainspirować, przygotowaliśmy listę 9 najczęściej spotykanych rozwiązań, które już na dzień dobry pomogą Ci zbudować relacje z Twoimi subskrybentami.

1. Podziękowanie i powitanie

Niezależnie od tego jaki jest cel Twojej wiadomości powitalnej, powinieneś zacząć od podziękowania subskrybentom za dołączenie do listy mailingowej oraz społeczności marki. To co właśnie dla Ciebie zrobili tj. pozostawili cenną informację jaką jest adres email, oznacza że darzą Cię w pewnym stopniu zaufaniem, nie możesz więc tego zaprzepaścić.

Dodatkowo warto w treści wiadomości ponownie (mam nadzieję, że pierwszy raz to zrobiłeś w formularzu zapisu) wymienić zalety pozostawania w kontakcie i regularnego odczytywania przesyłanych przez Ciebie emaili. Aby ułatwić subskrybentom ten proces i upewnić się, że nie przegapią żadnej wiadomości, podpowiedz im, aby dodali Twój adres email do swoich kontaktów. W ten sposób unikniesz mylnego przefiltrowania Twoich mailingów do spamu, a zawarte w ich treści grafiki będą się automatycznie pobierały.

Spójrz na przykład maila powitalnego od Your KAYA – oni zdecydowanie potrafią w email marketing!

Fragment emaila powitalnego od Your Kaya
Fragment emaila powitalnego od Your Kaya

2. Przydatne informacje na temat sklepu lub zamówienia

Skoro już podziękowałeś swoim nowym subskrybentom za ich zaufanie warto dodać elementy, które mogą pomóc zmotywować ich do dokonania zakupów lub poprawić waszą współpracę.

Możesz tego dokonać przekazując w wiadomości powitalnej wszelkie istotne dane na temat sklepu lub zamówionego towaru tj. numer kontaktowy, link do polityki zwrotów oraz zasad korzystania ze sklepu. Popularnym rozwiązaniem jest przedstawienie, krok po kroku jak wygląda proces zakupów w ich sklepie.

Emaila powitalny od Many Mornings
Emaila powitalny od Many Mornings

3. Dane logowania do e-sklepu

Jeżeli zapis do Twojej listy mailingowej wymagał również rejestracji w e-sklepie, to kolejnym elementem, który możesz chcieć umieścić w swoim pierwszym autoresponderze będą dane logowania. W ten sposób unikniesz problemów technicznych, które mogą stanowić barierę dla nowych użytkowników. Dodatkowo oszczędzisz sobie kłopotów związanych z dużą liczbą nieaktywnych kont.

Choć możesz myśleć, że lepiej jest mieć więcej subskrybentów niż mniej, pamiętaj, że w email marketingu to nie działa w ten sposób. To w jakim stopniu dostarczają się do skrzynek odbiorczych wysyłane przez Ciebie emaile również zależy (i to w dużym stopniu) od tego, jak wielu subskrybentów regularnie je otwiera i klika w zawarte w nich linki.

 📒 Przeczytaj artykuł: Jak poprawić dostarczalność i dotrzeć do skrzynek odbiorców?

4. Rekomendacje

Wiadomość powitalna to również idealne miejsce, aby przedstawić użytkownikom rekomendacje spośród oferowanych przez Ciebie produktów lub innych przydatnych treści, takich jak artykuły na blogu, poradniki czy ebooki.

Oprzyj rekomendacje o dane, które posiadasz już na temat swoich subskrybentów lub innych użytkowników o podobnych zainteresowaniach (np. dokonali zakupu tego samego produktu oraz innych dodatkowych). Jeśli nie wiesz jeszcze co ich interesuje, to odpowiednim rozwiązaniem mogłoby być zaproponowanie dwóch całkowicie odmiennych ofert. Odnotowane kliknięcia mogą posłużyć Ci jako podstawa przyszłej segmentacji i spersonalizowanych kampanii mailingowych.

5. Linki do mediów społecznościowych

Poza sprzedażą produktów możesz być zainteresowany budowaniem silnej relacji z odbiorcami i poszerzaniem zasięgu prowadzonych akcji promocyjnych. Być może na pierwszy rzut oka nie przyniesie Ci to wysokiej sprzedaży, ale patrząc długoterminowo takie podejście może okazać się jeszcze bardziej skuteczne niż jednorazowe motywowanie do złożenia zamówienia.

Aby osiągnąć wspomniany cel, dodaj ikony mediów społecznościowych, dzięki którym subskrybenci będą mogli śledzić Twoje wiadomości również na innych portalach. Dodatkowo, możesz zasugerować im, aby podzielili się informacją o dokonanym zapisie ze znajomymi za pomocą maila lub np. Facebooka.

6. Link do aplikacji mobilnej

Jeśli posiadasz aplikację mobilną, dzięki której użytkownicy mogą jeszcze łatwiej obserwować i zamawiać produkty w Twoim sklepie, wiadomość powitalna będzie idealnym miejscem, aby ich o tym poinformować.

Zaproponuj im, aby pobrali ją na swoje urządzenie i pozostawali w kontakcie z marką również w drodze. Dodatkowo, aby zwiększyć skuteczność realizowanych kampanii mailingowych możesz wykorzystać push notyfikacje, które przypominają subskrybentom o oczekujących na nich mailach.

7. Historia firmy i przedstawienie zespołu

Jeśli na wstępie nie chcesz jeszcze informować klientów o prowadzonych akcjach promocyjnych, to być może przedstawienie zespołu i historii firmy może być dobrą strategią dla Ciebie.

Chcąc zbudować prawdziwą relację z subskrybentami musisz się otworzyć i pokazać, że tworząc sklep kierowałeś się pasją, a nie tylko chęcią generowania zysków. Pokaż w jaki sposób powstawała Twoja marka, kto ją tworzył i dlaczego w taki, a nie inny sposób funkcjonujecie. Z pewnością doda to wiarygodności Twojemu przekazowi.

8. Ankieta

Również w wiadomości powitalnej (choć najczęściej w kolejnej wiadomości wysyłanej parę dni później) możesz umieścić ankietę, o której wypełnienie poprosisz nowych subskrybentów. Jeśli nie udało Ci się zebrać pełnych danych, albo chciałbyś poznać swoich odbiorców jeszcze dokładniej, ankieta konsumencka będzie idealnym rozwiązaniem.

Twoja ankieta może przybrać formę tzw. listy życzeń. Użytkownicy, którzy ją wypełnią przekazują Ci de facto informację o tym, o czym chcą z Tobą rozmawiać i jakie produkty ich interesują. Innymi słowy odpowiedzi te posłużą Ci jako podstawa przyszłej segmentacji.

Oczywiście mało osób lubi wykonywać tego typu działania za darmo. W tym celu wykorzystać możesz kupon rabatowy, którego specjalnie dotychczas na liście nie wymieniłem. Unikalny kod na pierwsze zakupy lub darmową dostawę nie musi być koniecznie podstawą Twojej wiadomości. Może to być dodatek, który subskrybenci dostaną, tylko jeśli włożą trochę wysiłku i uzupełnią dane w ankiecie. Jeżeli to zadziała, to mamy do czynienia z typową sytuacją, w której każdy wygrywa.

9. Informacja o konkursie

Jeśli chcesz od razu zaangażować swoich subskrybentów i sprawić, że będą współpracowali z Twoją marką pomyśl o zorganizowaniu konkursu np. na najlepszą stylizację lub zdjęcie z produktem.

Warunkiem wzięcia udziału w konkursie będzie np. umieszczenie stworzonych zdjęć na Twoim fanpage’u lub stronie internetowej, a liczba głosów zadecyduje o wygranej. Możesz być pewien, że jeśli zaoferowana przez Ciebie nagroda będzie wyjątkowa, użytkownicy sami wypromują Twój konkurs wśród przyjaciół i rodziny, którzy również mogą chcieć dołączyć do listy mailingowej.

Wskazówki, jak tworzyć emaila powitalnego

Wymienione wyżej pomysły pomogą Ci w stworzeniu wiadomości powitalnej, która przyniesie Ci zyski nie tylko pod względem sprzedaży, ale również większego zaangażowania użytkowników oraz dostarczalności przyszłych kampanii mailingowych.

P.S. Skoro już tak daleko doczytałeś, przygotowaliśmy dla Ciebie coś specjalnego! 😊

Lista podsumowująca 12 wskazówek, o czym należy pamiętać tworząc maila powitalnego.

✍️ Osobisty tytuł: Wykorzystaj imię subskrybenta w temacie, jeśli to możliwe. Na przykład: “Witaj, [imię]! Dziękujemy za dołączenie!”

 🤝 Zacznij od podziękowania: Pokaż swoją wdzięczność za to, że ktoś zdecydował się zapisać na Twoją listę. Może to być proste “Dziękujemy za zapisanie się!”

 👋 Przedstaw się: Jeśli Twój brand nie jest szeroko rozpoznawalny, przedstaw się i opowiedz krótko, czym się zajmujesz.

 💎 Określ wartość: Wyjaśnij, czego subskrybent może się spodziewać po zapisaniu się na listę – jakie treści, jak często, jakie korzyści przyniesie to subskrybentowi.

🏷 Dodaj bonus: Jeśli oferujesz jakiś prezent za zapisanie się (np. darmowy e-book, zniżkę), upewnij się, że jest on łatwo dostępny w mailu.


👀 Zachęć do interakcji: Proś o śledzenie w mediach społecznościowych, odpowiedź na maila z pytaniem czy sugestią lub zaproponuj, aby subskrybent podzielił się swoimi oczekiwaniami.

🗓 Ustaw oczekiwania: Informuj, jak często będziesz wysyłać maile, co będą zawierać i dlaczego warto na nie zwracać uwagę.

👌 Upewnij się, że Twój email jest czytelny: Używaj krótkich akapitów, podtytułów, wyróżnionych słów i list wypunktowanych, aby ułatwić skanowanie tekstu.

💬 Dodaj dane kontaktowe: Upewnij się, że subskrybenci wiedzą, jak się z Tobą skontaktować. Może to być link do formularza kontaktowego, adres email czy numer telefonu.

Poproś subskrybentów, aby dodali Twój adres email do swojej listy kontaktów, aby Twoje wiadomości nie lądowały w folderze ze spamem.

📱 Zadbaj o design: Email powinien być atrakcyjny wizualnie, odzwierciedlać Twój brand i być responsywny (dobrze wyświetlać się na urządzeniach mobilnych).

🔐 Dodaj link do polityki prywatności: Uspokój subskrybentów, że ich dane są bezpieczne i nie zostaną sprzedane ani udostępnione.

🚪 Umieść przycisk wypisania: Choć to wymóg w wielu krajach, daje to subskrybentowi poczucie kontroli nad tym, co otrzymuje.

💡 Testuj: Przed wysłaniem emaila do całej listy subskrybentów przeprowadź testy A/B, analizując różne tematy, treści czy wygląd

Pamiętaj, że email powitalny to Twój pierwszy krok do nawiązania trwałej relacji z subskrybentem. Staraj się, aby był on ciekawy, wartościowy i odzwierciedlał charakter Twojego brandu.

Załóż konto GetResponse

Michał Leszczyński
Michał Leszczyński
Head of Content Marketing & Partnerships w GetResponse. Od ponad dekady realizuje projekty online marketingowe dla firm B2B i SaaS. Na co dzień kieruje zespołem odpowiedzialnym za tworzenie kampanii i treści edukacyjnych w GetResponse. Twórca i autor setek artykułów, webinarów i prezentacji nt. email marketingu i marketing automation. Wykładowca na studiach podyplomowych na Akademii Leona Koźmińskiego. Chcesz skontaktować się z Michałem? Napisz do niego na LinkedIn.