6 wyzwań związanych z komunikacją wewnętrzną, które negatywnie wpływają na efektywność firmy

Sposób, w jaki komunikujemy się między sobą, zmienił się. Pod pewnymi względami komunikacja stała się wygodniejsza. Zdarza się też jednak, że nas ogranicza. Tymczasem, komunikacja ma kluczowe znaczenie dla efektywności firmy, a skuteczna komunikacja wewnętrzna może decydować o być albo nie być Twojego biznesu. Dobrze prowadzona, przyniesie wspaniałe rezultaty. Prowadzona źle, uniemożliwi pracownikom osiąganie optymalnych wyników. Jakie są najtrudniejsze do pokonania wyzwania związane z komunikacją wewnętrzną? O tym właśnie jest ten artykuł.

1. Komunikacja bez kultury?

Nacisk, jaki ostatnio kładzie się na kulturę organizacyjną to nic nowego – tak to teraz już będzie wyglądało. Wśród konsumentów rośnie świadomość społeczna i świadomość wartości. Podobne zjawisko zachodzi wśród pracowników. Ludzie są bardziej zainteresowani pracą w firmach, które dzielą się swoim zdaniem na temat istotnych kwestii, takich jak wpływ na środowisko i dążenie do pozytywnych zmian.

Jeśli jest to część kultury organizacyjnej Twojej firmy, musisz regularnie o tym wspominać. Informując otwarcie, co osiągnięcia znaczą dla firmy i co robisz, aby działać jeszcze lepiej, będziesz przypominał pracownikom, dlaczego dla Ciebie pracują. Przestaną postrzegać się jako trybiki w maszynie – zamiast tego staną się częścią zespołu, który ma misję do spełnienia.

Zadbaj, żeby dobrze nakreślić i zdefiniować kulturę swojej firmy. Skieruj komunikację we właściwą stronę i regularnie wspominaj w niej o kulturze organizacji. Zachęcaj zespół do świętowania najważniejszych sukcesów. Promuj przyjazne stosunki i silne relacje zawodowe. To największy motywacyjny bodziec, na jaki pracownicy mogą liczyć, a jego wdrożenie nic nie kosztuje.

2. Zachęcaj zespół do spotkań

Czasami zakłócenia w komunikacji zdarzają się pomiędzy członkami zespołu. Każdy pracownik jest utalentowany i jest ekspertem w swojej dziedzinie, jednak żaden nie pracuje w oderwaniu od zespołu. Jedna ręka musi wiedzieć, co robi druga. Nie będzie prawdziwej synergii, jeśli wszyscy założą, że wiedzą, czym zajmują się inni. Są kwestie, w których członkowie zespołu mogą wesprzeć kolegów, aby projekt zakończył się powodzeniem. A w dobrej pracy zespołowej liczy się komunikacja.

Nawet jeśli członkowie Twojego zespołu pracują samodzielnie, zadbaj, żeby często spotykali się i rozmawiali o postępach i pomysłach. Takie spotkania mogą zapobiec pojawieniu się przeszkód i nieporozumień, które sprawią, że projekt będzie trwał dłużej, niż założono. Czasami może się okazać, że trzeba jeszcze raz rozdzielić zadania. Może pojawić się potrzeba zorganizowania dodatkowej pomocy, żeby projekt zakończył się o czasie. W takich sytuacjach dwadzieścia minut rozmowy może zaoszczędzić Ci mnóstwo czasu.

3. Nieobecni nie mają racji

Nikt nie będzie już akceptował faktu, że przełożony jest nieobecny. Ludzie chcą bezpośrednich relacji z szefami i oczekują, że będą oni dotrzymywać słowa. Jeśli szef postanawia zainteresować się projektem długo po jego zakończeniu, każda zmiana może wówczas okazać się koszmarem. Czas, który członkowie zespołu poświęcili na wykonanie zadań w niewłaściwy sposób, został zmarnowany. Co gorsza, teraz będą musieli spędzić dwa razy tyle czasu, robiąc wszystko jeszcze raz jak należy, a co za tym idzie, przesuwając termin zakończenia prac.

Szef powinien być do dyspozycji tak często, jak to możliwe, a szczególnie interesować się, czy zespół nie potrzebuje jego pomocy. Powinien być liderem, który jest w stanie przejąć część zadań, jeśli zespół nie nadąża i wspierać jego członków w codziennych zmaganiach. Pracownicy często nie są świadomi, że gdzieś za zamkniętymi drzwiami managerowie zajmują się ważnymi kwestiami. Ludzie muszą widzieć ich działania, żeby zrozumieć, na czym polega rola szefa.

Lider powinien podchodzić z empatią do ludzi, na czele których stoi. Bardzo istotne jest też dawanie przykładu. Pokaż, że jesteś gotów usiąść z każdym przy jednym stole i spełniać prośby tak często, jak często sam oczekujesz spełnienia swoich. W ten sposób zadbasz o komunikację i spójność niezbędną do tego, żeby poprawić wydajność poprzez wzmocnienie wspólnych działań i celów.

4. Dobrze wykorzystaj ekran komputera

Wewnętrzne emaile do pracowników i komunikatory to jedne z najlepszych narzędzi, jakimi dysponujesz. Członkowie Twojego zespołu chcą wiedzieć, co dzieje się na co dzień w firmie. Dotyczy to zwłaszcza Millenialsów i przedstawicieli pokolenia Z, którzy oczekują natychmiastowych informacji.

Zadbaj o dobrą wewnętrzną komunikację emailową, żeby przekazywać zespołowi ważne wiadomości. Jeśli ludzie dostają istotne z ich punktu widzenia informacje, podane w przyjaznej formie i napisane w angażujący sposób, są znacznie bardziej skłonni przeczytać nawet te, które zignorowaliby w innej sytuacji.

5. Opanuj komunikację kryzysową do perfekcji

Jeśli masz do czynienia z sytuacją związaną z nagłym wydarzeniem lub poważną zmianą, lepiej zorganizować niezaplanowane spotkanie, aby przekazać wiadomość, a potem pozwolić ludziom wrócić do pracy.

Nawet jeśli spotkanie zakłóci ich codzienny rytm pracy, będziesz mieć pewność, że wszyscy otrzymali dokładnie tę samą informację o tej samej porze. Stwarzasz również w ten sposób okazję do komunikacji dwukierunkowej. Ludzie mogą zadawać pytania i od razu dostają odpowiedzi, zamiast niepotrzebnie odpisywać na emaile. W tej sytuacji każdy będzie mógł szybciej wrócić do swoich obowiązków, bez żadnych wątpliwości odnośnie tego, co się dzieje.

6. Różne pokolenia różnie się komunikują

Millenialsi i przedstawiciele generacji Z nie porozumiewają się w taki sam sposób, jak wcześniejsze pokolenia. Oni od zawsze korzystają z mediów społecznościowych i z łatwością komunikują się online. Od zawsze też mają szybki dostęp do informacji i odpowiedzi na wszelkie pytania w zasięgu ręki. To sprawia, że porozumiewają się bardzo skutecznie. Szybko przyswajają informacje i nie masz nawet pojęcia, jak wiele danych ich interesuje.

Są nieco mniej cierpliwi niż poprzednie pokolenia. Chcą pracować szybko i szukają najkrótszej drogi do rozwiązania problemu.

Dlatego też komunikacja z przedstawicielami tych generacji musi opierać się na niezbędnych zasobach i zawierać element wzmocnienia. Osoby te nie reagują dobrze na style komunikacji oparte na mikrozarządzaniu, bo mają skłonność do większej niezależności. Daj im to, czego potrzebują, odpowiadaj na wszystkie pytania i pozwól robić to, co robią dobrze.

I w końcu, co również ważne, zapytaj pracowników, czego potrzebują od swoich przełożonych w kwestii komunikacji. Polityka otwartych drzwi jest jedną z najlepszych praktyk, jakie może wdrożyć firma. Na bieżąco przekazuj zespołowi informacje. To najlepszy sposób, aby sprawy przyjęły lepszy obrót.

Czy miałeś okazję zmierzyć się z wyzwaniami związanymi z komunikacją wewnętrzną w swojej firmie? Jak udało Ci się stawić im czoła? Podziel się swoją historią i pomysłami. Zostaw komentarz pod postem!

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x