[Agile w GetResponse] Jak dbać o przepływ informacji?

Dopóki w wytwarzaniu oprogramowania działamy na małą skalę, w niewielkiej grupie pracowników, często pozwalamy sobie na pewien „luzik” w kwestii standardów technicznych czy przepływu wiedzy i dbałości o rozpowszechnianie istotnych informacji w całym zespole. Póki jest nas mało, w miarę prosto jest się dogadać, tak się przynajmniej wydaje. Wszak informacja przebiega szybko, dociera do większości w miarę sprawnie i rzadko jest zakłócana, zniekształcana. Prawda?

 

Sądzimy jednak, że gdy „proces” nie działa należycie, prędzej czy później pojawią się tu problemy. I choć większość z nich – właśnie ze względu na skalę – będzie miała niewielki kaliber, w końcu mogą nas znacząco zaboleć.

 

Stajemy się więksi

Znacznie większy problem zaczyna się, kiedy organizacja się rozrasta, w dziale wytwarzania oprogramowania pojawia się coraz więcej osób i więcej zespołów, oraz rośnie liczba linii wytwarzanego i utrzymywanego kodu. Wtedy wszelkie małe, a nie rozwiązane wcześniej problemy gwałtownie rosną i przynoszą olbrzymie kłopoty. Nagle okazuje się, że w pokoju obok ktoś przez ostatnie trzy miesiące pisał metodę, która już od dawna istnieje. Jeden z zespołów, wdrażając na produkcję nową wersję swojego komponentu, nie wiedział o jego zależnościach i spowodował problemy wydajnościowe kluczowej funkcjonalności, a w konsekwencji „padł” cały system. Ktoś poświęcił dwa tygodnie na research technologii, którą od dwóch lat codziennie wykorzystuje zespół z innego piętra. I tak dalej, i tak dalej.

 

Najczęstsze źródła takich problemów to brak lub niewłaściwy sposób przepływu informacji/wiedzy. Inny charakterystyczny zwiastun kłopotów, to istnienie osób – „silosów unikalnej wiedzy”. Szczególnie boleśnie przekonujemy się o tym, gdy takie osoby pójdą na urlop.

W dużych działach IT przepływ informacji i wiedzy jest kluczowy. Warto zapoznać się w tym przypadku z coraz popularniejszą koncepcją Petera Senge’a ​organizacji uczącej się. Ucz się szybko i intensywnie, wyciągaj wnioski, bądź gotowy na ciągłą zmianę – hasła te są ostatnimi czasy promowane wręcz do znudzenia .

Jako Scrum Masterzy niejedno już widzieliśmy i przeżyliśmy, dzięki czemu wiemy jakie są najczęściej spotykane problemy i jak im zapobiegać. Jakie działania w związku z tym podjęliśmy? O tym w najbliższych wpisach na naszego bloga. A zaczynamy od przepływu informacji. Co zrobiliśmy, aby wesprzeć ten proces?

 

Działania ogólnofirmowe

 

kot-waldemar-GetResponse

 

  • GR TV

Jakie zespoły mają w tym tygodniu Przegląd Sprintu? Co ważnego dzieje się w tym tygodniu i gdzie? Jakie są ogólnodostępne spotkania? Myśleliśmy o emailach, wykorzystaniu dedykowanego kanału na Slacku, rozsyłaniu do wszystkich zaproszeń, wykorzystując kalendarz spotkań… A skończyliśmy na „wyświetlaniu” tych wszystkich informacji na telewizorach. Kolorowych, acz analogowych. Rozwieszanych w kluczowych miejscach naszej firmy, w poniedziałki skoro świt. W kuchniach na wszystkich piętrach i ich okolicach. Wyświetlających przez tydzień ten sam Tygodnik Kulturalny, prezentujący wszystkie wymienione tu informacje. Z dodatkowym udziałem nieco przemądrzałego kota Waldemara, mającego wiele do powiedzenia.

 

  • ogólnodostępność Backlogów

Nad czym aktualnie pracują nasze zespoły? Co dzieje się z wymaganiem, które zgłosiłem? Transparentność to jeden z filarów Scruma. Dlatego wszystkie nasze Backlogi Produktów i Backlogi Sprintów są w jednym systemie i są ogólnodostępne. No dobra, są drobne wyjątki, wynikające z kwestii prawnych. Niemniej jednak, każdy pracownik w każdej chwili, logując się do odpowiedniego systemu, może zobaczyć jak wygląda status Sprintu danego zespołu, nad jakimi zadaniami pracuje. Wchodząc z kolei na firmowe WIKI, znajdzie roadmapy zespołu czy dokumentację.

 

  • firmowe WIKI

firmowe-wiki-GetResponse

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Temat dokumentacji technicznej… Cóż… Wszyscy znamy chyba powiedzenie, że programista chętniej napisze tysiąc linii kodu, niż dziesięć linii dokumentacji. Znamy bajki o „samodokumentującym się” kodzie. Ale… co z dokumentacją biznesową? Co z informacjami ważnymi dla innych działów?

Samo narzędzie, choćby najlepsze, to za mało. Owszem, pomoże. Tak, przyjemniej będzie się w nim pracowało i uzupełniało informacje, ale… Bez dobrej hierarchii, struktury artykułów, prostego wyszukiwania, ciężko będzie zmobilizować ludzi do jego używania. A najważniejszy jest tutaj dobry przykład.

 

Zorganizuj podstawową hierarchię, przygotuj podstawowe artykuły. Pokaż, jak może wyglądać dobra dokumentacja i dobrze zorganizowana, przydatna w całej firmie przestrzeń zespołowa. Pilnuj porządku i zachęcaj do działania.

Dlatego stworzyliśmy przestrzeń „Agile” oraz zadbaliśmy o wzorcowe przygotowanie ogólnej przestrzeni IT i „podwalin” przestrzeni zespołów, z którymi na co dzień pracujemy. W tej pierwszej zadbaliśmy o dobrą widoczność najistotniejszych informacji, m.in. jakie zespoły odpowiadają za dane obszary, kto wchodzi w skład tych zespołów, z kim można kontaktować się w razie pytań/problemów.

A co w przestrzeni „Agile”? To zbiór ciekawych linków i materiałów, krótkie recenzje książek, które warto przeczytać lub nie, podsumowania z konferencji, w których uczestniczyliśmy, relacje i opisy organizowanych przez nas szkoleń i warsztatów. Znajdziemy tam także zestaw wypracowanych przez nas standardów, dobrych praktyk czy artykułów – przewodników przydatnych w naszej codziennej pracy. I wiele, wiele innych. Innymi słowy – prawdziwa Skarbnica Wiedzy.

 

  • Kanały na Slacku

Co i kiedy planujemy wdrożyć? Co to zmienia dla naszych klientów (w przypadku dużych zmian) i co wdrożyliśmy (w przypadku mniejszych)? To kluczowe informacje dla całej firmy, szczególnie dla zespołów pracujących najbliżej z naszymi klientami. Idealnym miejscem do prezentowania tych informacji jest Slack i dedykowane kanały, na których odpowiednio wcześniej ogłaszane są te i podobne informacje.

Odwieczna kwestia „czy to bug, czy feature”, pytania i sugestie od klientów. Również i na takie sprawy mamy dedykowane kanały, poświęcone konkretnym obszarom.

 

Działania w ramach IT

wymiana-wiedzy-w-GetResponse-zdjecie

 

  • cykliczne spotkania Developers – Wymiana Wiedzy

Co dwa tygodnie zbieramy się prawie całym działem IT na spotkaniu, na którym przedstawiane są najważniejsze tematy, mające znaczący wpływ na pracę nas wszystkich. To okazja na zaprezentowanie planowanych większych wdrożeń, statusu projektów międzyzespołowych, zmian w architekturze głównych aplikacji czy jej komponentów, nowych standardów, planów czy wyciągniętych wniosków z zakończonych już projektów.

 

  • spotkania specjalistyczne

Oczywiście, cyklicznie odbywają się u nas również spotkania w ramach danych specjalizacji technologicznych. Testerzy, deweloperzy frontendowi czy Scrum Masterzy spotykają się regularnie wespół ze swoimi przełożonymi, aby omówić bieżące sprawy w swoich obszarach, by niezależnie od zespołu deweloperskiego obowiązywały te same standardy, te same procesy, żeby wymieniać się wiedzą i rozwijać w ramach swojej dziedziny. Ale także, by omówić tematy bardziej „miękkie”.

 

  • Welcome Folder

welcome-folder-GetResponse-fragment

Kto jest kim? W jakich technologiach pracujemy? Jakich narzędzi używamy? Gdzie znajdę kluczowe, najważniejsze informacje? Na co stawiamy, co jest dla nas najważniejsze? To wszystko znajdziemy w Welcome Folderze, który otrzymuje każdy nowy pracownik IT w naszej firmie, aby po prostu – zapewnić wszystkim łatwy i przyjemny start, a przede wszystkim bazę podstawowej, najistotniejszej wiedzy. O folderze wkrótce w osobnym wpisie. (Jeśli chcesz zobaczyć fragment Welcome Folderu GetResponse, kliknij w obrazek obok).

 

A w kolejnej części uchylimy nieco kurtynę w zakresie naszych prac wspierających dzielenie się posiadaną wiedzą i rozszerzanie jej poprzez różne działania wewnątrz firmy.

 

Poznaj inne wpisy naszych Scrum Masterów:

 

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

Naciskając “Zapisz się”, wyrażam zgodę na przetwarzanie przez GetResponse sp. z o.o. (ul. Arkońska 6/A3, 80-387 Gdańsk) powyższych danych osobowych w celach promocyjnych, informacyjnych, reklamowych i marketingowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz na przesyłanie na podany adres email informacji handlowych od GetResponse sp. z o.o.
x

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

Naciskając “Zapisz się”, wyrażam zgodę na przetwarzanie przez GetResponse sp. z o.o. (ul. Arkońska 6/A3, 80-387 Gdańsk) powyższych danych osobowych w celach promocyjnych, informacyjnych, reklamowych i marketingowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz na przesyłanie na podany adres email informacji handlowych od GetResponse sp. z o.o.
x