Czy idziemy w dobrą stronę?

Rozwój każdej firmy opiera się na ludziach, którzy budują jej siłę. To oni najbardziej odczuwają wpływ jakości środowiska pracy oraz wszelkich zmian, które w nim zachodzą. Dlatego poznanie ich opinii powinno znajdować się bardzo wysoko na liście naszych priorytetów.

 

Pamiętamy przecież, że Agile skupia się przede wszystkim na ludziach, ich zaangażowaniu, motywacji i poczuciu odpowiedzialności. Dlatego właśnie w GetResponse IT pojawiła się idea anonimowych ankiet skierowanych do deweloperów.

Ich celem jest nie tylko zebranie odpowiedzi na najbardziej nurtujące nas pytania, ale również uzyskanie obrazu firmy z innej perspektywy – być może zupełnie nam nieznanej, w której na wadze zyskują problemy niezauważone przez nas (Scrum Masterów) w codziennej pracy. Musimy też pamiętać o tym, że nie zachęcimy nikogo do udzielenia feedbacku, jeżeli jasno nie wskażemy w tym wartości. A jest nią wpływ ludzi na ich środowisko pracy, możliwość podzielenia się swoją opinią i współodpowiedzialność za to, jak wygląda nasza firmowa codzienność. Jako GetResponse zmieniamy się i wsłuchujemy w głos pracowników, aby brać ich zdanie pod uwagę. Oczywiście, głos ten musi zostać przekuty na konkretne działania, których realizację zobowiązujemy się wspierać i monitorować.

 

kobieta-przed-laptopem

 

Komunikacja – sama ankieta to nie wszystko!

Równie ważna jak sama ankieta jest związana z nią komunikacja – w trakcie, jak i po jej zakończeniu.

Po uruchomieniu ankiety warto – mniej więcej w połowie planowanego czasu trwania – przypomnieć o jej wypełnieniu. Dobrze jest połączyć to ze słodką niespodzianką, okraszoną paroma zdaniami mającymi zachęcić do poświęcenia czasu i wypełnienia ankiety. My zastosowaliśmy klasyczne już ‚jajka niespodzianki’ oraz firmowe żelki, natomiast granice wyznacza wyobraźnia organizatorów. Wiedzieliśmy, że część adresatów wypełni ankietę od razu, a pozostali odłożą to na później. A im dłuższy czas mija od jej wysłania, tym mniejsze prawdopodobieństwo wypełnienia. Efekt przypomnienia nie będzie raczej tak spektakularny, jak przy pierwotnym rozesłaniu ankiety, ale na pewno będzie zauważalny i wart wysiłku.

Pamiętajmy również, że ankieta nie może być obowiązkowa, tylko dobrowolność jest gwarantem uzyskania dobrej informacji zwrotnej – lepiej zebrać mniejszy wolumen wartościowego feedbacku niż duży, zaciemniony wymuszonymi odpowiedziami.

 

Analiza – mamy wyniki i co dalej?

Czas jaki dajemy na wypełnienie ankiet to z reguły około 2 tygodni, a po ich zamknięciu przychodzi czas na dokonanie analizy przesłanych odpowiedzi.

W zależności od poziomu skomplikowania ankiety, możemy wybrać różne metody analizy i przedstawienia wyników. Począwszy od ręcznej pracy na surowych danych (czego nie polecamy), przez wbudowane narzędzia oferowane przez Google Forms czy Excela, kończąc na własnoręcznym budowaniu skryptów dostosowanych do naszych indywidualnych potrzeb. Sam aspekt pracy na zebranych danych opiszemy dokładnie w jednym z kolejnych wpisów.

Istotne jest również zapoznanie się szczegółowo z każdą z ankiet – warto zrobić to w szerszym gronie, bardzo prawdopodobne jest, że przy tak atomowej analizie zidentyfikujemy dodatkowe problemy lub zależności, ginące w zbiorczym obrazie. Nie da się ukryć, że jest to najtrudniejszy etap prac, wymagający cierpliwości, samozaparcia i skupienia. Jest on również najbardziej kluczowy. Właśnie na podstawie analizy wyników identyfikujemy nie tylko problemy i bolączki ankietowanych, ale również pozytywne trendy, które powinniśmy wzmacniać.

Sama analiza i agregowanie wyników, to jednak nie wszystko. Wyniki naszej ankiety musimy w przyjazny i czytelny sposób zaprezentować wszystkim zainteresowanym – zarówno deweloperom jak i managementowi. Dlatego nasze ankiety kończą się obszernym podsumowaniem, wysyłanym do szerokiego grona pracowników, w którym rozliczamy się z realizacji wniosków z poprzedniej ankiety oraz przedstawiamy szczegółowo wyniki aktualnej. Jeżeli ankieta była szczegółowa (taka jak nasza), to w podsumowanie również będzie długie i obszerne. Dlatego warto uwypuklić najistotniejsze aspekty i zamieścić je na początku opracowania. Finał naszego podsumowania powinny stanowić plany i założenia na przyszłość – deklaracja zmian, których realizację zweryfikujemy … w kolejnej ankiecie.

 

klawiatura

 

Nasza historia, czyli po co i o co pytaliśmy w GetResponse?

W GetResponse prosiliśmy o informację zwrotną już trzykrotnie. Za każdym razem byliśmy na innym etapie przemian i szukaliśmy odpowiedzi na inne pytania, a przed ankietą stawialiśmy inne cele. Wydaje się, że jesteśmy bardzo dobrym przykładem na to, że do tworzenia każdej ankiety trzeba podejść indywidualnie i skroić ją na miarę aktualnych potrzeb.

Pierwsza ankieta odbyła się w 2015 roku, który był dla GetResponse rokiem zmian – to właśnie wtedy zdecydowaliśmy się wskoczyć na żaglówki zwinności (piszemy o tym tutaj). Nasi sternicy wyznaczyli kurs i rozpoczęliśmy trwający do dzisiaj rejs. W firmie pojawili się pierwsi Scrum Masterzy, a wraz z nimi wizja zmian. To był moment, w którym postanowiliśmy zapytać o opinię na ich temat. Chcieliśmy poznać oczekiwania oraz obawy, zależało nam też na zbadaniu poziomu wiedzy i doświadczenia związanego z pracą zgodnie z duchem Agile, w tym również zrozumienia podziału kompetencji członków Zespołu Scrumowego – czego mogę oczekiwać od Scrum Mastera/ Product Ownera.

Rok później GetResponse znajdowało się już w zupełnie innej rzeczywistości, a liczba pracowników IT zwiększyła się dwukrotnie. W miejsce silosów kompetencyjnych zostało powołanych kilkanaście Zespołów Scrumowych, odpowiedzialnych za jasno sprecyzowane obszary. Codzienna praca wyglądała zupełnie inaczej niż rok wcześniej. Nadszedł więc czas aby zweryfikować to, czy zmiany idą we właściwym kierunku oraz czy spełniły oczekiwania tych, na których miały największy wpływ? Co się sprawdziło, a co nadal powinno być dla nas wyzwaniem?

Większa ilość respondentów oraz potrzeba porównania wyników w kolejnych latach spowodowała, że zdecydowaliśmy się na zamkniętą formę pytań, z odpowiedziami pozwalającymi ocenić zmiany (m. in. w skali: zmieniło się na lepsze/gorsze lub wcale). Do każdej grupy pytań respondenci mogli również dodać własne uwagi. Dzięki temu otrzymany feedback był pełniejszy – dla obszarów gorzej ocenionych uzyskaliśmy nie tylko poziom niezadowolenia, ale również wskazania na konkretne problemy, którymi powinniśmy się zająć.

W roku 2017 zaczęliśmy od zweryfikowania zeszłorocznej ankiety i sprawdzenia, czy rzeczywiście uzyskaliśmy odpowiedzi na nurtujące nas pytania. Zdecydowaliśmy się na zachowanie podobnej do zeszłorocznej struktury, dzięki czemu mogliśmy w sposób czytelny wyznaczyć trend zmian – co było jednym z naszych głównych celów. Dokładnie przyjrzeliśmy się również odpowiedziom: chcieliśmy, aby były łatwe do interpretacji i jednoznaczne. Postawiliśmy na oceny w skali 1-5, zamiast niejednoznacznych odpowiedź ‚Zmieniło się’/’Nie zmieniło się”, która de facto mogła oznaczać ‚jest super’ (było super, więc się ‚nie zmieniło”), jak i coś zupełnie przeciwnego. Jak wszystkie nasze ankiety, ta też była w pełni anonimowa – chociaż tym razem zostawiliśmy ankietowanym furtkę w postaci możliwości podania nazwy Zespołu, w którego skład wchodzą. Rozwiązanie to sprawdziło się i pozwoliło lepiej zidentyfikować źródła zgłaszanych problemów.

Bardzo zależało nam na obiektywnych ocenach, więc starannie wybraliśmy moment na przeprowadzenie ankiety – było to około 2 miesięcy po wdrożeniu dużego projektu. Pamiętajmy, że każde duże wdrożenie wiąże się z ogromnymi emocjami, które mogą mieć istotny wpływ na udzielane odpowiedzi. Chcieliśmy tego uniknąć. Zachęceni zeszłorocznym sukcesem, pamiętaliśmy o słodkim przypomnieniu w połowie trwania ankiety, które znów przyniosło pożądany efekt.

Kolejną ciekawą obserwacją, jest konieczność zwrócenia uwagi na jednoznaczność pytań, nawet gdy na pierwszy rzut oka wydaje się, że dokładnie wiadomo o co pytamy. A pytaliśmy o tzw. ‚wrzuty’ w trakcie Sprintów oraz ‚zakłócanie pracy’. Tutaj odpowiedzi nas zaskoczyły i były odmienne od naszych codziennych obserwacji. Po analizie doszliśmy do wniosku, że odpowiedź była w dużej mierze uzależniona od definicji którą przyjął respondent. Dla części klasyczną ‚wrzutą’ mogła być zmiana wymagań, która jest naturalnym elementem zwinnego podejścia. Aby uniknąć takich niejasności, warto wprowadzić słowniczek niejednoznacznych pojęć.

 

ankietowe-trick-and-tips-checkboxy

 

Ankietowe Tips & Tricks

Przygotowanie i przeprowadzenie ankiety pracowniczej to żmudne i wymagające zadanie. O czym na pewno warto pamiętać?

  • Planowanie – nie rób ankiet po dużych wdrożeniach czy w okresie świątecznego piku zakupowego, ludzie będą przemęczeni i nie będą mieli ani czasu, ani ochoty wypełniać Twojej ankiety. To na pewno odbije się negatywnie na jej wynikach.
  • Anonimowość – anonimowa ankieta daje największe szanse na uzyskanie prawdziwej i szczerej informacji zwrotnej. Zawsze możemy dać ankietowanym możliwość wskazania działu lub zespołu, do którego należą.
  • Przypomnienie – mniej więcej w połowie okresu nadsyłania odpowiedzi wyślij przypominajkę: wyślij emaila, informację na firmowym komunikatorze lub zostaw ‚analogową’ kartkę na biurku z przypomnieniem o ankiecie. Dla wzmocnienia efektu warto połączyć to z drobnym, słodkim prezentem, który zachęci do poświęcenia paru chwil na wypełnienie ankiety.
  • Wpływ – pamiętaj, że najważniejszą wartością wypełnienia ankiety jest uzyskanie możliwości wpływu na otaczającą nas rzeczywistość. Powinna ona być częścią większej całości – rozwoju firmy i zarządzania zmianami w niej występującymi.
  • Cykliczność – ankieta raz do roku, to naprawdę minimum. Jeżeli chcesz zbudować zaangażowanie i pokazać wartość płynącą z jej wypełnienia, zastanów się nad półrocznymi lub kwartalnymi cyklami.

 

Czy przeprowadzasz podobne ankiety w swoim zespole? Jak je tworzysz? A może masz pytania lub sugestie odnośnie pozyskiwania opinii członków zespołu? Daj znać w komentarzach!

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x