Jak zorganizować firmowego Slacka?

Slack… Where Work Happens – takim sloganem wita nas strona domowa jednego z najpopularniejszych komunikatorów dla firm.

 

W naszej organizacji używany jest on na wiele sposobów: od zwykłego czatu dwóch osób, poprzez rozmowy grupowe/zespołowe, ogłoszenia drobne oraz kanałowe boty, po narzędzia do monitoringu i reagowania na awarie. Slack to akronim oznaczający „log z możliwością przeszukiwania wszystkich konwersacji i bazy wiedzy (Searchable Log of All Conversation and Knowledge)”, chociaż to jego dosłowne tłumaczenie – “luźny” – chyba jeszcze lepiej oddaje jego charakter.

Duża ilość możliwych, różnych przypadków użycia może niejednego przyprawiać o ból głowy. Jak więc nad tym zapanować?

 

Slack w GetResponse

Slack pozwala na zakładanie dowolnej ilości rozmów każdemu użytkownikowi, których administrator nie może zobaczyć i w żaden sposób nie może nimi zarządzać. Jest to wielka zaleta, ale zarazem wada tego narzędzia, ponieważ łatwo o dezorganizację i bałagan.

W naszym przypadku, gdy nowy pracownik trafia do docelowego zespołu, od razu dodawany jest do kanałów ogólnofirmowych (na których toczy się wirtualne życie firmy, z mnóstwem barwnych historii, ciekawych linków i lekkich treści). Dodatkowo, w ramach Zespołów Scrumowych, każdy dołącza do dedykowanych, prywatnych kanałów swoich „teamów”, zawierających już ukierunkowane obszarowo informacje projektowe, automatyczne przypomnienia o Code Review, informacje o spóźnieniach/nieobecnościach, jak również wszelkiego rodzaju „heheszki” (każdy musi przecież czasem odreagować). Ten „pakiet startowy” pozwala niemal bezboleśnie rozpocząć pracę w GetResponse. Pokrótce opiszemy jak to wszystko wygląda z bliska.

 

Listy kanałów

Na potrzeby powoływanych nowych projektów, tworzone są tymczasowe kanały projektowe, na które zapraszani zostają wszyscy interesariusze. Trafiają tam wszystkie potrzebne informacje, zdjęcia, linki do dokumentacji i luźne pomysły, aby zawsze można było łatwo do nich wrócić, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Przyjęliśmy również pewnego rodzaju nomenklaturę, pozwalająca już po samej nazwie określić, czego dotyczy kanał tj. kanały rozpoczynające się od “it-“, to jak sama nazwa wskazuje, kanały związane z departamentem IT. Kanały “gr-“ to kanały ogólne i najczęściej ogólnodostępne, stworzone po to, aby każda osoba z firmy mogła się skontaktować z zespołem. Jest to kanał komunikacji bardzo często wykorzystywany przez zespół Customer Success.

Bardzo ważne jest to, aby organizując firmowego Slacka, na samym początku pamiętać o tym, aby utworzyć szereg kanałów zanim da się dostęp innym użytkownikom. Należy tak robić, ponieważ, tak jak wspominaliśmy wcześniej, administrator nie widzi listy kanałów, a przestrzeń nazw dla kanałów publicznych i prywatnych jest jedna, więc ktoś może niechcący zająć nam nazwę (tak jak to swego czasu działo się na IRC-u ).

Kanał #gr-deployer jest poświęcony w całości procesowi wypuszczania poprawek i nowych funkcjonalności na środowisko produkcyjne. Jego członkami (dla zachowania porządku) są wyłącznie reprezentanci z każdego zespołu IT, odpowiedzialni za umieszczanie kodu na produkcji. Na kanale umieszczane są na bieżąco informacje o planowanym terminie, problemach oraz o statusie wdrożenia. Grono członków zostało ograniczone celowo, aby zminimalizować ryzyko dyskusji niezwiązanych z tematem (obowiązkiem naszych deployerów jest krzewienie ustaleń z kanału w swoich zespołach). Powyższy kanał powiązany jest ściśle z kanałem #gr-deployment, na którym publikowane są przez bota informacje o skończonym deployu z danego brancha na dane środowisko beta/produkcyjne (na kanale nie są prowadzone żadne dyskusje, służy wyłącznie celom informacyjnym i ma znacznie szersze grono odbiorców).

Kolejny kanały godne uwagi to #status oraz #status-chats (dostępne dla każdego pracownika). Na pierwszym pojawiają się wszystkie oficjalne komunikaty na temat wszelkich zdarzeń, problemów, awarii lub innych planowanych prac, które mogą mieć wpływ na działanie całej platformy GetResponse. Kanał z sufiksem -chats w nazwie powstał, aby nie zakłócać „przejrzystości” informacji komunikowanych (wszystkie dyskusje związane ze statusem aplikacji obywają się właśnie tutaj) na kanale #status.

Z kanałów „technicznych”, warto jeszcze wspomnieć o #gr-it-awaria (której celem jest techniczna dyskusja o awariach i ich rozwiązywaniu). Odpowiednie osoby pełnią tutaj stały dyżur, aby zapewnić ciągłość pracy całego systemu.

 

Monster!

Nasza maskotka ma również swoje odzwierciedlenie w postaci bota. Monstera można odpytać o najpotrzebniejsze informacje. O, np. statystyki Code Review, datę i miejsce Przeglądu Sprintu każdego zespołu, pomocne linki do aplikacji (np. Kibany) i inne rzeczy, które powinny być cały czas pod ręką. Dążymy do tego, aby nasz Monster potrafił odpowiedzieć na każde postawione mu pytanie . Pierwszym krokiem ku osiągnięciu tego celu było „nauczenie” go, aby zapamiętał setki, a nawet tysiące zwrotów pochodzących z naszego Centrum Pomocy GR, GR Blog, GR Connect i GR Marketplace. Wystarczy teraz wpisać polecenie: /monster ask. Następnie, podobnie jak w wyszukiwarce Google, zadać pytanie korzystając z funkcji autouzupełniania np. gdzie mogę przeglądać moje listy i zarządzać nimi? And the magic happens 🙂

 

bot-monster-przyklad-dzialania

 

Oprócz naszego Monstera oczywiście na co dzień używany jest Slackbot, skonfigurowany tak, aby np. wyłapywać specyficzne frazy (domyślnie gdy ktoś spyta o hasło do wi-fi to dostanie automatyczną odpowiedź itp.). Slackbot wykorzystywany jest bardzo często do przypominania o cyklicznych wydarzeniach (np. cykliczne Code Review) oraz robienia szybkich ankiet. Jednym słowem, pomaga zorganizować dzień pracy.

Bardzo pomocne jest również zdefiniowanie grup użytkowników. Na dowolnym kanale możemy za pomocą nazwy danej grupy (np. @admin), wysłać powiadomienie push do wszystkich jej członków. Jest to przydatne, gdy chcemy zwrócić na coś uwagę danej grupie, jednocześnie wysyłając wiadomość do wszystkich na kanale.

Powyższe przykłady pokazują jak nieograniczone są możliwości tego narzędzia i tak naprawdę tylko od nas samych zależy, w jakim kierunku je rozwiniemy.

 

Na luzie!

Na pewno w każdej organizacji znajdą się grupy ludzi, którzy mają wspólne zainteresowania. Rozmowy na dedykowanych do tego kanałach przypominają najlepsze czasy IRC-a (bash.org.pl 🙂 ).

I tak, mamy tutaj kanały: #gr_metalheadz (w GR sporo osób lubi mocne brzmienie! 🙂 ), #monsterchef (dla miłośników kuchni), #pub (czyli miejsce gdzie dopuszczone jest praktycznie wszystko, co nie jest związane bezpośrednio z pracą), kanały sportowe, technologiczne, związane z testowaniem oprogramowania itd.

 

przykladowa-rozmowa-z-kanalu-pub

 

Lista jest długa i na pewno każdy znajdzie coś dla siebie. Warto podkreślić tutaj kanał #agile, na którym głównie my, Scrum Masterzy, staramy się wymieniać najnowszymi ciekawostkami ze świata, aby nasze koło zwinnego wytwarzania oprogramowania nie zatarło się i nie zatrzymało 🙂

 

Ciemne strony Slacka

Aby zachować porządek, staramy się przestrzegać kilku prostych zasad (dokładniej opisanych w dalszej części artykułu). Slack co prawda pozwala wyszukać (tak, jak sama jego nazwa wskazuje) dowolną wiadomość/plik, ale znaczniej łatwiej poruszać się w gąszczu wiadomości używając wątków (pamiętajmy o tym!).

Dłuższe informację (np. nasze cykliczne artykuły Lessons Learned) publikujemy używając funkcji postu, aby zachować klarowność i porządek. Posty są sposobem na udostępnianie i współpracę przy długich treściach, takich jak plany projektu lub dokumentacja, bezpośrednio na Slacku. Utworzenie „snippetu” jest dość proste. Po jego napisaniu, wystarczy jednym kliknięciem udostępnić go na kanale lub danej osobie.

@here@channel to również często używane, a może i nadużywane komendy. Używając @channel ogłoszenie zostanie wysłane za pomocą powiadomienia push do wszystkich użytkowników na kanale (idealnie do ogłoszenia awarii w środku nocy 🙂 ). @here natomiast pozwala powiadomić tylko tych, którzy są aktualnie dostępni. Należy o tym pamiętać, aby przypadkiem istotna informacja nie zaginęła gdzieś w gąszczu innych wiadomości.

Dla rozładowywania emocji warto jest dodać do komunikatora własne emotki.

 

wlasne-emotikony

 

Pamiętajmy jednak o tym, że jest to komunikator który służy do porozumiewania się wewnątrz organizacji, a zatem nadużywanie, albo porozumiewanie się tylko samymi emotkami (znane np. ze Snapchata) jest mało profesjonalne i może zostać źle odebrane, nawet jeśli w firmie panuje luźna atmosfera na każdym szczeblu struktury organizacyjnej.

Slack wykorzystuje naturalną potrzebę, aby być na bieżąco ze wszystkim, zachowując przy tym odrobinę zabawy, chociaż w pewnym sensie może uzależniać, ponieważ często jego użytkownicy zaglądają do niego o każdej porze dnia i nocy. Niemniej jednak rozmowy grupowe, czy też tradycyjny czat 1:1 nigdy nie zastąpi rozmowy twarzą w twarz, a pozostawiona komuś wiadomość wcale nie oznacza, że temat można uznać za załatwiony…

 

Happy Slacking!

 

Czy Twoja organizacja też korzysta ze Slacka? Może masz wątpliwości, jak go zorganizować lub chcesz podzielić się swoimi sprawdzonymi sposobami? Daj znać w komentarzach!

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

Naciskając “Zapisz się”, wyrażam zgodę na przetwarzanie przez GetResponse sp. z o.o. (ul. Arkońska 6/A3, 80-387 Gdańsk) powyższych danych osobowych w celach promocyjnych, informacyjnych, reklamowych i marketingowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz na przesyłanie na podany adres email informacji handlowych od GetResponse sp. z o.o.
x

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

Naciskając “Zapisz się”, wyrażam zgodę na przetwarzanie przez GetResponse sp. z o.o. (ul. Arkońska 6/A3, 80-387 Gdańsk) powyższych danych osobowych w celach promocyjnych, informacyjnych, reklamowych i marketingowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz na przesyłanie na podany adres email informacji handlowych od GetResponse sp. z o.o.
x