Witajcie na pokładzie GR IT!

Dzisiejszym wpisem zamykamy nasz trzyczęściowy cykl, dotyczący rozpoczynania pracy w GR IT. A poruszamy w nim temat Welcome Folderu – elektronicznej książki „wręczanej” każdemu nowemu członkowi naszego zespołu IT.

 

Kiedy pierwsi z nas, Scrum Masterów, trafili do GetResponse, nasze argusowe oczy szybko wychwyciły pewną lukę występującą pomiędzy rozbudowanym, ciekawym procesem ogólnofirmowego „onboardingu” a początkowymi dniami w IT, przy swoim nowym biurku. Człowiek siadał przy komputerze i… w zasadzie pierwsze dwa tygodnie sam próbował się odnaleźć, zorganizować, „ogarnąć”, co chwila dopytując się o różnego rodzaju sprawy (mniej lub bardziej formalne) przełożonych, a także koleżanki i kolegów z pokoju.

Wpadliśmy wtedy na pomysł stworzenia pewnego kompendium, mającego stanowić zestaw najważniejszych, najbardziej podstawowych informacji, potrzebnych w początkowych dniach pracy. I – jak się okazało – trafiliśmy w dziesiątkę, bo taki pomysł powstał już dawno pod hasłem Welcome Folder. Zatem dziewczyny z działu Employer Branding z chęcią przygarnęły ochotniczkę i ochotnika, gotowych wykonać najcięższą część zadania – przekuć wizję w rzeczywistość.

 

Do dzieła!

Jakie były podstawowe zadania, które miał spełniać Welcome Folder?

  • efekt „wow” – pozytywne nakręcenie, ale bez przesadzenia z „fajnością”,
  • uniwersalność – powinny znaleźć się w nim informacje przydatne dla każdego, niezależnie od tego, na jakie stanowisko trafiał w IT,
  • dobry podział na części i odpowiednia ilość treści – tak aby nie przytłoczyć na „dzień dobry” zbyt dużą ilością informacji,
  • zwiększenie poczucia “bezpieczeństwa” i pewności w trudnym czasie rozpoczynania pracy.

Sporo zastanawialiśmy się nad tym, jaką formę powinien przyjąć folder. Bardzo długo faworytem była koncepcja wydrukowanej książki, personalizowanej i efektownej graficznie. Miało to przede wszystkim wzmocnić dobre wrażenie obdarowywanego pracownika. Ostatecznie jednak stanęło na wersji elektronicznej. Uznaliśmy, że przy konieczności dość częstej aktualizacji treści (aktualizacji danych typu ilość zespołów czy wersje używanych aplikacji), jego koszt będzie bardzo duży. Ponadto przygotowanie go w wersji elektronicznej dało nam możliwość interaktywności czy po prostu zamieszczania całej gamy przydatnych linków. Skłoniliśmy się też ku zdaniu, że w działach IT taka forma będzie jednak lepiej przyjęta, bardziej przydatna, choć może nie tak efektowna i mimo wszystko pozbawiona duszy, jaką miał pomysł wersji papierowej.

Wersja elektroniczna nie mogła być jednakże zwykłym plikiem pdf, stąd wykorzystując odpowiednie oprogramowanie nadaliśmy folderowi formę „elektronicznej książki” i finalnie zamieściliśmy ją w firmowym Intranecie.

 

 

Tyle o samej formie. Co z treścią?

Podzieliliśmy ją na trzy części:

  • Poznajmy się
  • Kultura pracy
  • Środowisko i narzędzia pracy

Pierwsza z nich to po prostu prezentacja najważniejszych osób w dziale, struktury organizacyjnej i naszych zespołów deweloperskich.

Druga opowiada o naszej kulturze organizacyjnej – czego od siebie oczekujemy, co jest dla nas ważne, na co kładziemy nacisk. Sporo tu o agile’u, jak i o tym, co jest najważniejsze w pisanym na co dzień kodzie. Nie brakuje informacji o cyklicznych spotkaniach i ich celu.

Najbardziej rozbudowana jest część trzecia, w której opisujemy wykorzystywane technologie i narzędzia; prezentujemy wszystkie najważniejsze informacje związane już z technicznymi aspektami naszej pracy. To tu zamieszczamy najwięcej „mięcha”.

Jako Scrum Masterzy nie tylko dostarczyliśmy treści, ale – co chyba najtrudniejsze – motywowaliśmy innych do ich stworzenia. Teksty do folderu przygotowało ostatecznie ponad 15 osób!

Folder został przyjęty entuzjastycznie i już od ponad dwóch lat jest częścią procesu „onboardingu IT”. W tej chwili już trzy firmowe działy mają swoje Welcome Foldery, ale to właśnie nasz, Welcome Folder IT, przetarł szlaki.

A w jaki sposób nowi pracownicy są witani w Twojej firmie? Daj znać w komentarzu!

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x