Co zrobić, aby już zawsze dotrzymywać terminów?

Uważni czytelnicy zapewne wyczują ironię, kiedy przyznam się, że pisząc ten post, mam jeden dzień roboczy opóźnienia.

 

Ci bardziej spostrzegawczy zauważą zapewne, że specjalnie użyłam określenia „dzień roboczy”. Chciałam złagodzić powagę sytuacji. Obiecałam dostarczyć poniższy tekst w piątek, a słowa te piszę… w poniedziałek.

Niewątpliwie zaś ci najsprytniejsi będą już mieli dawno przeczytany mój poprzedni post i zorientują się, że właśnie nie dotrzymuję swojego pierwszego postanowienia. Rany! Czuję się jak hipokrytka. Udzielam rad na temat najlepszych praktyk w marketingu, a potem sama z nich nie korzystam.

Nie będę cytować swojej matki ani nauczycieli z podstawówki, którzy radzili: „Rób, co mówię. Nie patrz, co robię”. Zamiast tego porozmawiajmy szczerze – o terminach, o tym, co się dzieje, kiedy ich nie dotrzymujemy i o prawdziwych powodach, dla których piszę ten post.

 

Powinnam być mądrzejsza

Budowanie dobrej reputacji w sieci, wśród klientów związanych z biznesem i nowymi technologiami, zajęło mi wiele lat. Moja pozycja opiera się m.in. na tekstach, takich jak ten, który właśnie czytasz. Od podstaw stworzyłam firmę, która zajmuje się dostarczaniem treści na potrzeby Internetu i robi to dobrze. Nie osiągnęłabym tego jednak, nie dotrzymując terminów. Takie postępowanie może bardzo szybko popsuć wizerunek każdego twórcy.

Niestety, opóźnienia czasem się zdarzają i często nie są wcale zamierzone. Tak czy inaczej – nic nie usprawiedliwia niedotrzymywania terminów. Tworzę treści na kilka innych stron internetowych, oprócz własnej. Osoby zarządzające tymi stronami mają swoje harmonogramy publikacji i strategie marketingowe. Mają też terminy, których muszą dotrzymać, jak każdy z nas. Jeśli więc dostarczę tekst z opóźnieniem, efekty odczuję nie tylko ja sama. Doświadczą ich również moi klienci. Ucierpią na tym ich harmonogramy i strategie, a ich terminy nie zostaną dotrzymane. Jeszcze raz więc powtarzam – nie ma mowy, żebym nie dostarczała materiałów na czas, według ustaleń z klientem.

Jak już jednak wspomniałam, opóźnienia zdarzają się. I właśnie dlatego zależało mi, żeby w tym tygodniu napisać ten post. Nieważne, czy masz, jak ja, wielu klientów, którzy na Ciebie liczą. Czy jesteś dyrektorem marketingu w swojej firmie. Czy może sam jesteś sobie szefem. Każdy z nas musi dotrzymywać terminów.

Terminy są ważne i ustala się je nie bez powodu. Nawet dla samego siebie. Nie ma przecież sensu zabierać się za pisanie i publikację świątecznego posta w Wigilię, prawda? To zdecydowanie za późno. Wszyscy już dawno rozpakowują prezenty pod choinką.

Nawet jeśli w danym okresie niewiele się dzieje, dotrzymuj również tych nielicznych terminów. Dlaczego? Bo jak tylko zdarzy Ci się jedno opóźnienie, zaraz za nim nastąpią kolejne – drugie, trzecie, czwarte, piąte, dziesiąte. I nagle okaże się, że z Twoich zaległych tekstów można złożyć średniej objętości książkę. A Ty nie masz jak ani dokąd uciec.

A co dzieje się zaraz potem? Dokładnie – zaczynasz czuć presję.

To prawda, że wielu osobom pracującym w zawodach kreatywnych, jak ja, trochę ciśnienia czasem nie zaszkodzi. Jednak czym innym jest presja związana z koniecznością dotrzymania terminu, czym innym zaś ciśnienie w obliczu faktu, że nie zdążysz na czas. Jeśli dzień oddania materiału minął, a Ty wciąż pracujesz, presja staje się nie do zniesienia. A im dłużej utrzymuje się, tym bardziej przytłacza.

Nienawidzę tej presji. Nienawidzę jej tym bardziej, że sama ją sobie ściągam na głowę.

Jak wspomniałam, zbudowałam swoją firmę tworząc treści na różne strony internetowe. Odniosłam sukces, bo to właśnie na treściach skupiam się w pierwszej kolejności. Na jakikolwiek temat pisałam, zawsze wierzyłam, że najważniejsza jest szczerość. Dlatego dziś mogę przyznać się, że mnie też zdarza się nie dotrzymać terminu. I wiem, że nie jestem sama. Myślę, że jedyne, co mogę w tej sytuacji zrobić, to podzielić się z Tobą moimi doświadczeniami i wyjaśnić, co zamierzam z tą sprawą zrobić. Mam też wielką nadzieję, że dostanę kilka wskazówek od Ciebie. Będę wówczas mogła na serio popracować nad swoją punktualnością.

 

deadlines-1024x683

 

Dotrzymywanie terminów – kilka wskazówek

Ok, dosyć już zwierzeń – pora zastanowić się, co robić, aby nigdy więcej nie zdarzyło się nam nie dotrzymać terminu.

Niestety, nie podzielę się z Toba żadnym magicznym zaklęciem. Pracę, która na nas czeka, będziemy musieli wykonać. Jeśli więc oczekujesz cudownego lekarstwa dla spóźnialskich, obawiam się, że musisz szukać gdzie indziej (i mam nadzieję, że dasz znać, jak już ten niezwykły środek znajdziesz). Ja tymczasem przedstawię listę działań, które obiecuję z całego serca podjąć. A Ciebie zachęcam do dopisania własnych wskazówek do tej listy.

 

Zapisuj terminy w kalendarzu

Uwierzysz, że wcześniej nigdy nie używałam kalendarza? Starałam się po prostu pamiętać wszystkie terminy. To NIE jest dobre rozwiązanie. Zapisuj w kalendarzu, do kiedy tekst ma być opublikowany. I opublikuj go tego dnia, nieważne czy jest dopracowany, czy nie.

 

Przygotuj listę priorytetów

Ustalanie priorytetów to niezbędna umiejętność, którą powinien zgrabnie posługiwać się każdy, kto działa w marketingu czy biznesie. Tekst na blog to zazwyczaj nie jedyne zadanie, którego termin wisi nad Tobą niebłaganie. Są maile, na które trzeba odpowiedzieć czy zaangażowanie w społeczności i działania, które w związku z tym trzeba podejmować. Czyli codzienność każdego marketera. Na początku tygodnia zrób więc listę priorytetów. Codziennie zaglądaj do niej i wprowadzaj zmiany, jeśli jest taka potrzeba.

 

Nie bierz na siebie zbyt wiele!

Zawsze będę to powtarzała – masz tylko jedną parę rąk, jedną głowę i jedno życie. Nie dasz rady zająć się wszystkim. Sama mam tendencję do niesienia pomocy każdemu, kto jej potrzebuje. Angażuję się więc w sprawy kolegów, a to sprawia, że nagle ich terminy zaczynają nakładać się na moje. Od dziś koniec z tym. Zamierzam szanować swój czas. To, co mogę zrobić w danym terminie, a to, co mogę zrobić w danym terminie dobrze, to dwie różne kwestie. Chcę mieć więcej czasu, żeby robić rzeczy dobrze. Więc moi koledzy też będą musieli przygotować sobie listę priorytetów.

 

Nie bój się delegować zadań

Mogłabym zlecać więcej zdań innym. A Ty? Mam szczęście pracować w zespole – ale nie zawsze w pełni z tego korzystam. Świetnie jest robić z pasją tak dużo, jak się da. Może to jednak oznaczać, że praca nie zawsze jest wykonywana w najbardziej efektywny sposób. Gdybym delegowała więcej zadań, zyskałabym pewność, że będzie wystarczająco dużo czasu na wszystkie projekty i że powierzyłam je najlepszym ludziom. W rezultacie nie tylko dotrzymalibyśmy terminów, ale dostarczylibyśmy produkt lepszej jakości.

 

Pracuj, kiedy jesteś najbardziej wydajny

Tworzenie tekstów na blogi jest najważniejszą, przynoszącą zysk częścią mojej pracy. Oprócz pisania są jeszcze wiadomości, na które muszę odpowiedzieć, klienci, z którymi muszę utrzymać kontakt, maile, które muszę wysłać, społeczności, w które się angażuję, itd. Tworzenie treści jest jednak najbardziej wymagającym z moich zadań. Dlatego kiedy siadam do pisania, muszę być w formie. Jestem najbardziej wydajna między 10:00 a 14:00. Jeśli piszę poza tymi godzinami, łatwiej się dekoncentruję. Nie mogę wystarczająco mocno skupić się na zadaniu, przez co cały proces trwa o wiele dłużej niż zwykle. Ty też sprawdź, w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny i zarezerwuj ten czas na pracę. Wszystkie inne zadania w ciągu dnia pójdą Ci o wiele łatwiej i w sumie zrobisz o wiele więcej.

 

Znasz skuteczne sposoby na dotrzymywanie terminów? Podziel się nimi z czytelnikami, którzy mają dość tłumaczenia się z opóźnień. Zostaw komentarz.

 

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x

BĄDŹ NA BIEŻĄCO:

x